9 gestes concrets pour mobiliser ses employés en temps de pandémie (on les a testés!)

Chez Academos et chez Élo (société sœur de l’organisme Academos), le bonheur au travail est un fondement important de notre culture organisationnelle. Nous croyons profondément que de trouver un métier qui nous passionne et d’avoir du plaisir au travail est le meilleur moyen d’avoir du succès et d’être heureux.

Mais que devient le « bonheur au travail » lorsqu’une pandémie nous isole de nos collègues et nous contraint à travailler seuls derrière nos écrans pendant plusieurs mois? Depuis l’arrivée de la pandémie de COVID-19 en mars dernier, on observe malheureusement un déclin important de la santé mentale des travailleurs québécois. Selon une étude publiée par l'Université Laval, près de la moitié d’entre eux disent souffrir de détresse psychologique. Une récente enquête réalisée par Élo démontre également que la motivation, la productivité, la capacité à collaborer et le sentiment d’appartenance des travailleurs sont à la baisse depuis le début de la pandémie, alors que les sentiments d’isolement et de stress ont augmenté. Or, selon les experts, la satisfaction des besoins psychologiques de base comme la compétence, l'autonomie et l’appartenance sont essentielles à la motivation au travail, au bien-être des employés et à la résilience des personnes et des organisations. C’est justement ce dont nous avons tous besoin en ces temps difficiles.

Comment s’adapter à ce nouveau contexte?

La pandémie ne nous a évidemment pas épargnés chez Academos et chez Élo. Depuis le mois de mars, notre vingtaine d’employés travaille à temps plein à la maison. Finis, donc, les repas communs, les 5@7 du jeudi soir, les activités de teambuilding et tout autre initiative permettant de renforcer l’esprit d’équipe et de motiver nos troupes! Comme le bien-être de nos employés est au cœur de nos préoccupations, nous nous sommes creusé les méninges pour trouver de nouveaux moyens de soutenir le moral de nos équipes. Nous avions d’ailleurs déjà publié un article sur notre expérience en télétravail un mois après le début du confinement au printemps. Sept mois plus tard, nous vous proposons cette fois des pratiques plus durables, qui risquent de se poursuivre après la pandémie, puisqu’elles entraînent des changements plus profonds dans la culture organisationnelle. Voici un résumé des pratiques que nous avons instaurées jusqu’à maintenant :

1. Sonder les employés au sujet de leurs besoins

Avant d’implanter quoi que ce soit, mieux vaut demander aux principaux intéressés, les employés, quels sont leurs besoins et attentes face à leur nouvelle vie au travail. Nous avons donc pris la décision de créer un « comité du futur au travail », constitué d’employés issus de différentes équipes et d’un membre de la direction générale. Ce comité a bâti un sondage anonyme interne, qui a été envoyé à tous les employés. Dans ce sondage, nous leur posions des questions sur le type d’horaire qu’ils préféreraient, ce qu’ils leur manquaient le plus du bureau, la fréquence des activités sociales virtuelles auxquelles ils aimeraient participer, le nombre de réunions virtuelles maximum qu’ils aimeraient avoir par semaine, leur moyen de communication préféré, etc.  Évidemment, il n’est souvent pas possible de satisfaire les demandes de tout le monde, mais un tel sondage permet tout de même de dresser un portrait général des besoins de l’ensemble des employés pour orienter les actions à prendre. Les stratégies que nous décrivons dans les prochains points découlent d’ailleurs en grande partie des constats que nous avons pu dresser grâce à ce sondage interne.

2. Accorder un budget aux employés pour améliorer leur espace de télétravail

Si vous avez passé les premières semaines du confinement à travailler sur votre divan ou sur une chaise inadéquate, vous savez que les maux de dos, d’épaule, de cou et de tête surviennent très rapidement! Pour nous assurer que tous nos employés soient bien installés pour travailler, nous leur avons alloué un budget, qu’ils pouvaient dépenser à leur guise pour s’équiper. Ils ont ainsi pu se procurer une chaise ergonomique, un bureau, un deuxième écran d’ordinateur ou encore un support pour soulever leur ordinateur portable à la hauteur de leurs yeux, par exemple.

3. Adapter les horaires de travail

Pour permettre aux employés de mieux concilier le travail et leur vie personnelle en temps de pandémie, nous avons pris la décision de modifier les horaires de travail afin de les rendre plus flexibles. Plusieurs employés avaient par exemple affirmé, dans le sondage interne, qu’ils aimeraient pouvoir opter pour l’horaire d’été à l’année. Ils peuvent donc désormais effectuer leurs heures de travail hebdomadaires en quatre journées et demie plutôt qu’en cinq journées, pour pouvoir terminer plus tôt le vendredi. Ils peuvent également faire leurs heures de travail au moment de la journée qui leur convient le mieux, à condition que ce soit entre 7 h 30 et 18 h (pour faciliter l’organisation des réunions).

4. Trouver l’équilibre entre trop et pas assez de réunions

Avec le travail à distance, la collaboration peut être plus ardue : il est donc important d’effectuer des suivis réguliers avec ses collègues. Toutefois, il peut aussi devenir difficile de trouver du temps de qualité pour travailler si nos journées sont remplies de rencontres virtuelles! Pour favoriser la tenue de rencontres virtuelles efficaces, nous avons d’abord formé les employés sur les bonnes pratiques en organisation de réunions (comme inscrire les objectifs de la réunion dans l’événement à l’agenda, choisir les bons participants, synthétiser les résultats à la fin de la rencontre, etc.). Nous avons également statué que les réunions ne pouvaient se tenir qu’entre 10 h et 15 h, pour permettre à tous de se prévoir des plages de travail individuel le matin et en fin de journée. Enfin, nous avons instauré les « mercredis on agit! », qui stipule qu’aucune réunion ne peut se tenir le mercredi.

5. Encourager le partage sur Slack (défi 28 jours)

Pour rester en contact à l’interne sans avoir à être constamment en vidéoconférence, nous utilisons Slack. Bien que nous communiquions déjà sur cette plateforme de messagerie depuis plusieurs années, notre utilisation a évolué depuis l’arrivée de la pandémie. Tous les matins et tous les soirs, chaque employé salue l’ensemble de l’équipe sur Slack pour indiquer qu’il commence à travailler ou qu’il termine sa journée. Nous avons également créé différentes « chaînes » pour se partager nos coups de cœur culturels (musique, livres, films, etc.), nos découvertes culinaires, les photos de nos animaux de compagnie et même nos potins sur Occupation Double!  Lorsque le défi 28 jours sans contact a été annoncé par le gouvernement du Québec en octobre, nous avons créé une chaîne intitulée « covid-défi-28 », sur laquelle les membres de notre culture club nous proposaient un nouveau défi amusant chaque jour. Des exemples? Se cuisiner un repas qui nous fait plaisir puis partager une photo sur la chaîne, appeler quelqu’un à qui nous n’avons pas parlé depuis longtemps, partager sa playlist préférée pour travailler, nommer trois choses pour lesquelles nous sommes reconnaissants, etc.

6. Favoriser les bonnes habitudes de vie en télétravail (mois sain)

Pour faire face aux nombreux défis du télétravail, il est primordial de conserver de bonnes habitudes de vie. Pour encourager nos employés en ce sens, nous avons décidé de faire de novembre « le mois sain ». Pendant tout le mois, les employés ont assisté chaque lundi à une visioconférence portant sur des thèmes en lien avec le bien-être. Un psychologue organisationnel nous a parlé de la gestion de l’anxiété, une entraîneuse nous a présenté un entraînement facilement réalisable à la maison, une nutritionniste nous a donné des conseils sur notre alimentation et un physiothérapeute nous a parlé d’ergonomie. Des plages horaires ont également été bloquées aux agendas des employés pour qu’ils aillent faire une promenade dehors tous les mercredis et qu’ils discutent virtuellement avec deux de leurs collègues pendant une quinzaine de minutes le jeudi (en mode speed-dating, dans le but de répliquer les discussions autour de la machine à café au bureau).

7. Réimaginer la façon de célébrer les événements spéciaux

Chez Academos et chez Élo, nous avons l’habitude de célébrer tous ensemble les événements spéciaux : la première terrasse de l’été, les anniversaires de chacun, l’Halloween, Noël, la St-Valentin, etc. Avec la pandémie, nous avons dû être créatifs pour continuer de célébrer, mais à distance.  Pour l’Halloween, la présidente-fondatrice et la directrice générale d’Academos (et cofondatrice d’Élo) se sont rendues au domicile de chaque employé pour distribuer des cupcakes et un sac rempli de bonbons en respectant les règles sanitaires. Nous avons également organisé un meurtre et mystère virtuel en soirée, qui fut un grand succès!  Pour ce qui est des anniversaires des employés, nous célébrons une fois par mois en organisant un dîner virtuel lors duquel des questions ludiques sont posées aux fêtés (par exemple « comment fêterais-tu ta fête si tu avais un budget illimité? »). Ceux-ci déballent aussi devant tout le monde le cadeau qu’ils ont reçu préalablement de la part d’un autre employé désigné par le culture club.

8. Adapter la gestion de projets à distance

Plusieurs des stratégies que nous vous partageons aujourd’hui sont de types sociales, mais il ne faut évidemment pas minimiser l’impact du travail à distance sur la gestion de projets et la productivité. Pour nous adapter au nouveau contexte de travail et simplifier la collaboration à distance, nous avons par exemple uniformisé l’utilisation de nos outils de gestions de projets en ligne comme Trello, Airtable, etc. Nous avons également réorganisé la façon dont nous archivons nos documents de travail et nos informations (sur Google Drive et sur Dropbox). Nous avons rappelé la marche à suivre aux employés afin que tous les documents soient classés aux bons endroits, de façon uniforme. Ce genre de réorganisation est primordial pour simplifier l’organisation du travail à distance et vise à maintenir la productivité de nos équipes afin d’atteindre nos objectifs.

9. Planifier l’après-COVID dès maintenant

Même si beaucoup de choses sont à faire pour s’adapter à la pandémie, il ne faut pas non plus oublier de réfléchir à l’après-COVID. La crise actuelle a notamment démontré que le télétravail est plus efficace que plusieurs employeurs le croyaient, et un grand nombre de travailleurs aimeraient continuer de travailler de la maison à long terme, du moins à temps partiel (selon le rapport publié par Élo). Pour notre part, nous avons déjà pris la décision que lorsque la pandémie sera derrière nous, les employés pourront continuer de faire du télétravail jusqu’à trois jours par semaine. Nous leur avons également fourni un ordinateur portable pour leur permettre de travailler facilement de la maison comme au bureau. Alors qu’avant la crise, chaque employé était attitré à son espace de travail personnel au bureau, nous avons décidé de transformer nos locaux en espace de coworking, ce qui signifie que chacun pourra s’installer avec son portable à l’endroit où il le désire.

Pour conclure, la pandémie de COVID-19 a complètement chamboulé le monde du travail, et chez Academos et Élo, nous croyons qu’il est primordial que les employeurs s’adaptent à ce nouveau contexte afin de soutenir leurs employés. Nous espérons que les stratégies que nous avons adoptées vous inspireront et vous donneront des idées pour votre propre milieu de travail!